Gunningscriterium EMVI leidt tot hogere lasten, maar betere waardering

De verplichting om in beginsel op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) te gunnen in plaats van de laagste prijs, wordt door zowel aanbestedende diensten als ondernemers gewaardeerd. Wel leidt dat tot extra kosten, omdat het opstellen en beoordelen van offertes veel meer tijd kost dan wanneer op basis van de laagste prijs wordt gegund. Dat blijkt uit onderzoek van minister Henk Kamp (Economische Zaken) naar de effecten van de nieuwe aanbestedingswet.

EMVI is een verzameling van (sub)criteria anders dan alleen de laagste prijs. Voorbeelden in het OV zijn bijvoorbeeld: kwaliteit, CO2-uitstoot of milieu, communicatie met de klant en opdrachtgever, inzet van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, etc.

Praktijk

Wel is een probleem dat op papier vaak EMVI gehanteerd, terwijl het in de praktijk neerkomt op laagste prijs. Dit kan komen omdat aanbestedende diensten bijvoorbeeld 30 procent gewicht aan kwaliteit toekennen en vervolgens elke inschrijver een score tussen de 6 en de 7 krijgt voor kwaliteit, waardoor het uiteindelijk toch de prijs is die de doorslag geeft.

“Uit de onderzoeken komt naar voren dat het gunnen op basis van EMVI heeft geleid tot een verhoging van de lasten per procedure voor zowel ondernemers als aanbestedende diensten”, schrijft Kamp in een brief aan de Tweede Kamer. “Ik wil door middel van voorlichting handvatten bieden voor betere toepassing van het gunningscriterium EMVI.”

Gunningscriterium

Daarmee kan volgens Kamp onder meer EMVI worden tegengegaan die in de praktijk neerkomt op laagste prijs. “De kosten die EMVI met zich brengt, met name bij kleine opdrachten, kunnen onder de aandacht worden gebracht, zodat een goede afweging kan worden gemaakt of EMVI bij de betreffende opdracht inderdaad het meest geschikte gunningscriterium is.”

Wel gaat de minister de minimumtermijn tussen de laatste nota van inlichtingen en de uiterste termijn voor het indienen van inschrijvingen verlengen. Die is nu nog zes dagen, maar Kamp gaat hier tien dagen van maken. Ondernemers krijgen hierdoor meer tijd om hun offerte aan te passen na de laatste nota van inlichtingen. Deze aanpassing zal worden meegenomen in het wetsvoorstel ter implementatie van de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijnen dat dit najaar aan de Tweede Kamer zal worden aangeboden.

Nota van Inlichtingen

Ondernemers kunnen bij nota van inlichtingen namelijk worden geconfronteerd met informatie die tot gevolg heeft dat zij hun offerte significant moeten aanpassen. Dit kan komen door antwoorden op vragen die door de ondernemer zelf zijn gesteld, maar ook door antwoorden op vragen van een andere ondernemer. “Wanneer de minimumtermijn van zes dagen wordt gehanteerd is het met name voor kleine bedrijven, met minder beschikbare capaciteit, lastig om hun offerte tijdig en kwalitatief goed af te ronden”, vindt Kamp.

In de Aanbestedingswet 2012 is bepaald dat binnen twee jaar na inwerkingtreding de effecten van de wet moeten worden onderzocht. Kamp heeft daarom onderzoek laten doen naar het effect van de Aanbestedingswet op de ambities die zijn benoemd in de wet: verbeteren van de toegang van ondernemers tot overheidsopdrachten; uniformeren van de aanbestedingspraktijk; ruimte bieden aan innovatie en duurzaamheid; verlagen van administratieve lasten; verbeteren van de naleving van de aanbestedingsregels. Daarnaast is gekeken naar de ontwikkeling van de rechtspraak.

Evaluatie-onderzoek

De reden dat Kamp de termijn tussen de NvI en inschrijvingen wil verlengen, is dat door 47% van de ondernemers in het evaluatieonderzoek wordt aangegeven dat de termijn tussen de laatste nota van inlichtingen en de uiterste datum voor het indienen van inschrijvingen niet ruim genoeg is. Slechts 31% van de ondernemers vindt deze minimumtermijn wel voldoende ruim.

“Het algemeen beeld dat uit de evaluatie naar voren komt is gematigd positief”, meldt de minister. “De wet heeft geleid tot een vermindering van lasten en bijgedragen aan uniformering. De eigen verklaring, het Aanbestedingsreglement werken (ARW) en de Gids proportionaliteit worden als positieve ontwikkelingen ervaren.”

Eigen verklaring

MKB-ondernemers zijn het meest positief over het effect van het model Eigen verklaring (57%). MKB-ondernemers zijn daarnaast positief over het feit dat nog maar één referentie per kerncompetentie mag worden gevraagd (53%) en dat in beginsel geen omzeteisen meer mogen worden gesteld (49%). Het aandeel van het mkb in gegunde opdrachten is niet gegroeid sinds inwerkingtreding van de wet. Dat aandeel was zowel in 2012 als in 2014 twee derde van de opdrachten.

Wel verliezen MKB-ondernemers vaker een aanbesteding dan grote ondernemingen, zo blijkt uit de brief. Uit cijfers van 2014 blijkt dat het percentage mkb-ondernemers bij inschrijvers iets hoger ligt dan het percentage mkb-ondernemers bij de gegunde opdrachten. Het kabinet wil inzetten op beter aanbesteden om de proportionaliteit bij aanbestedingen en daarmee ook de toegang van het mkb verder te verbeteren. Mede vanwege Europeesrechtelijke verplichtingen zal in de toekomst regulier onderzoek worden gedaan naar het percentage opdrachten dat aan het mkb wordt gegund.

Gids proportionaliteit

Uit het onderzoek blijkt dat de Gids proportionaliteit een belangrijke bijdrage levert aan de proportionaliteit van de aanbestedingspraktijk. Hoewel de wet niet of beperkt heeft geleid tot een zichtbare verandering ten aanzien van het samenvoegen van opdrachten en het opdelen van opdrachten in percelen gaven gesprekspartners in het onderzoek aan door de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit bewuster na te denken over het afbakenen van opdrachten en deze vaker in percelen op te de delen.

Uit het onderzoek blijkt verder dat over het geheel minder eisen worden gesteld aan financiële en economische draagkracht en de eisen die worden gesteld ook lager zijn. Er wordt tweederde minder om omzeteisen gevraagd. Daar tegenover staat dat er wel meer en hogere eisen worden gesteld aan technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid. Er zijn nog wel bedenkingen van ondernemers ten aanzien van proportionaliteit; een meerderheid van de ondernemers geeft aan eisen regelmatig of soms niet proportioneel te vinden.

Contractvoorwaarden

Voor inwerkingtreding van de Aanbestedingswet was in de aanbestedingsregelgeving niets geregeld over contractvoorwaarden. Kamp: “In korte tijd is dankzij de voorschriften ten aanzien van contractvoorwaarden in de Gids proportionaliteit vooruitgang geboekt ten aanzien van de proportionaliteit van contractvoorwaarden. Zo is de aansprakelijkheid vaker gelimiteerd en wordt intellectueel eigendom minder vaak overgedragen aan de opdrachtgever.”

Ondernemers geven echter aan dat zij regelmatig niet-proportionele contractvoorwaarden tegenkomen en ervaren problemen met aansprakelijkheid, ondanks het feit dat daar duidelijk vooruitgang is geboekt. Ook zijn ondernemers kritisch over de wederkerigheid bij de toepassing van contractvoorwaarden en geven zij aan dat aanbestedende diensten nauwelijks ontvankelijk zijn voor suggesties tot aanpassing van de contractvoorwaarden.

Beter aanbesteden

“De verwachting is dat de ingezette trend, met meer proportionele contractvoorwaarden, doorzet als de wet langer in werking is. Daarnaast zal opnieuw specifiek aandacht worden gevraagd voor deze nieuwe aspecten in de aanbestedingsregelgeving in de activiteiten voor beter aanbesteden”, kondigt Kamp aan.

Voor inwerkingtreding van de Aanbestedingswet leefde de zorg dat de wet tot een toename in rechtszaken zou leiden. Uit het onderzoek naar de rechtspraak komt naar voren dat sinds inwerkingtreding van de Aanbestedingswet geen toename is geweest in het aantal rechtszaken. De inhoud van de gerechtelijke procedures is eveneens onveranderd. De meeste rechtszaken betreffen het transparantiebeginsel of het gelijkheidsbeginsel. Er is wel sprake van een kleine verschuiving van kort geding procedures naar bodemprocedures.

Problemen

Verder blijkt uit de onderzoeken dat veel problemen niet voortkomen uit de regelgeving maar uit de toepassing daarvan. Het maken van fouten in de aanbesteding door de aanbestedende dienst wordt als één van de grootste ergernissen van het bedrijfsleven genoemd. Tegelijkertijd noemen de aanbestedende diensten de houding van bedrijven als één van de grootste ergernissen.

“Uit de evaluatie blijkt dat verbeteren van de kwaliteit van aanbestedingen noodzakelijk is om problemen tegen te gaan die worden ervaren bij de toepassing van EMVI, SROI en contractvoorwaarden en dat betere communicatie tussen aanbestedende diensten en ondernemers kan bijdragen aan een positiever aanbestedingsklimaat”, aldus Kamp.

Motivering gunningsbeslissing

Het kabinet wil daarom bij beter aanbesteden inzetten op het stimuleren van verbetering van de kwaliteit van aanbestedingen. Kamp: “Daarbij is het van belang dat de gegeven motiveringen verbeteren en aanbestedende diensten goed in staat zijn de juiste afwegingen te maken.”

“Een voorbeeld daarvan is de motivering van de gunningsbeslissing. Wanneer het duidelijk is voor ondernemers waarom zij een opdracht niet hebben gekregen, kunnen zij daarvan leren voor toekomstige offertes. Voorts kan betere communicatie tussen aanbestedende diensten en ondernemers, bijvoorbeeld door het gebruik van marktconsultaties, bijdragen aan de kwaliteit van aanbestedingen.”

Bart Pals

Innovaties bij taxi-aanbestedingen staan centraal bij de vierde editie van het Nationaal Congres Contractvervoer tijdens Taxi Expo 2015. Diverse topsprekers nemen de congres-deelnemers mee in hun oplossingen voor betere aanbestedingen in het doelgroepenvervoer. Ook kan er stevig gedebatteerd worden tussen de sprekers, taxi-ondernemers en opdrachtgevers zoals gemeenten. Kom ook! Ga naar www.taxi-expo.nl/congres-contractvervoer